Schulstiftung Osnabrück
Einführung M365 für die Schulverwaltungen
Unterschiedliche IT-Landschaften, manuelle Prozesse und veraltete Geräte führten über Jahre hinweg zu hohem Aufwand, ineffizienten Abläufen und fehlenden Möglichkeiten für Kollaboration und mobiles Arbeiten. Gleichzeitig steigt der Druck, attraktive Arbeitsbedingungen zu schaffen, nicht nur, um Mitarbeitende zu entlasten, sondern auch, um neue Fachkräfte zu gewinnen. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entwickelte die Schulstiftung Osnabrück gemeinsam mit uns eine moderne, einheitliche und zukunftsfähige IT-Arbeitsumgebung auf Basis von Microsoft 365.
Schulstiftung im Bistum Osnabrück
- Gründung: 2001
- Standort: Osnabrück, Deutschland
Die Schulstiftung im Bistum Osnabrück ist eine kirchliche Stiftung öffentlichen Rechts und verantwortet in den Bundesländern Niedersachsen und Bremen 21 Schulen in freier Trägerschaft – von Grundschulen über Gymnasien bis hin zu Berufsbildenden Schulen. Ziel der Stiftung ist es, Bildung auf Grundlage christlicher Werte zu gestalten und weiterzuentwickeln. Dabei legt sie großen Wert auf pädagogische Qualität, digitale Modernisierung und die Förderung einer lebendigen Schulgemeinschaft.
Die Ausgangssituation
Die Verwaltungsbereiche der Schulen arbeiteten historisch gewachsen mit jeweils eigenen Systemen, Tools und Abläufen. Einzelplatzanwendungen, lokal installierte Software und veraltete Endgeräte erschwerten die tägliche Arbeit.
Für die Schulstiftung wurde klar, dass die Verwaltung verlässliche, mobile und moderne Arbeitsplätze benötigt und Strukturen vereinheitlicht werden müssen, damit ein effizienter Austausch möglich ist. Außerdem wird eine skalierbare Basis benötigt, um zukünftige Anwendungen – etwa die neue Schulverwaltungssoftware – zentral betreiben zu können.
Die Lösung
In mehreren Projektphasen wurde eine moderne Infrastruktur aufgebaut, die alle Verwaltungsbereiche einheitlich verbindet. Dazu gehörten:
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Exchange Online als zentraler Dreh- und Angelpunkt
Eine klare, zuverlässige und interne Kommunikationsstruktur – Grundlage für abgestimmte Zusammenarbeit und schnelles Informationsmanagement.
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Microsoft Teams
Einheitliche Plattform für Absprachen, Austausch und Zusammenarbeit zwischen den Schulen und der Schulstiftung.
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Microsoft Intune
Zentrales Gerätemanagement – keine individuellen und unsicheren Installationen mehr, sondern standardisierte, verwaltete Endgeräte.
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Azure Virtual Desktop (AVD)
Zentrale Bereitstellung wichtiger Anwendungen, insbesondere solcher, die zuvor nur lokal in einzelnen Schulen liefen.
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Vorbereitung für die neue Schulverwaltungssoftware
Das System wurde so aufgebaut, dass die kommende Anwendung problemlos cloudbasiert betrieben werden kann.
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Change-Management – ein entscheidender Faktor
Die technische Modernisierung war ein wichtiger Schritt – doch die eigentliche Herausforderung lag im Wandel der Arbeitskultur. Viele Mitarbeitende arbeiteten seit Jahrzehnten mit gewohnten Tools. Neue Tools wie Outlook, Teams, Intune oder SharePoint bedeuteten vor allem eines: Veränderung.
Workshops, Toolshows, Sprechstunden und kontinuierliche Begleitung dienen dazu, Berührungsängste abzubauen und Vertrauen in die neue Arbeitsweise zu schaffen – ein weiterhin laufender Prozess.
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Dezentrales Backup
Keine USB-Sticks oder nicht redundante Speicher mehr vor Ort, sondern professionelles, redundantes & benutzerfreundliches Backup außerhalb der Schulen
Der kurze Draht ist unheimlich viel wert. Wir haben uns von Anfang an als Partner gesehen. Die Bereitschaft, auch über den Leistungsschein hinaus zu unterstützen, die Transparenz und die gemeinsame Weiterentwicklung – all das führt dazu, dass wir uns mit pco jederzeit sehr gut begleitet fühlen.
Das Ergebnis
Die Schulstiftung verfügt heute über eine einheitliche, skalierbare und moderne IT-Basis, die ihre Verwaltungsbereiche deutlich entlastet und die tägliche Arbeit effizienter macht.
New Work als neuer Standard - Flexible Arbeitsmodelle, Homeoffice-Fähigkeit und ortsunabhängige Zusammenarbeit
Mobiles Arbeiten auf verlässlichem Niveau - Auch für zukünftige Krisensituationen
Attraktive Arbeitsbedingungen für neue Fachkräfte
Zentrale, einheitliche und sichere IT-Struktur für sämtliche Verwaltungsbereiche
Weniger Aufwand im IT-Alltag durch klar gesteuerte Prozesse
Reduzierung von Insellösungen und uneinheitlichen Systemen
Datensicherung auf aktuellem Stand der Technik
Learnings
Der Transformationsprozess zeigte deutlich, dass die eigentliche Komplexität nicht in der Technik, sondern im Veränderungsprozess liegt. Change-Prozesse sollten früh integriert werden, denn Mitarbeitende benötigen Zeit, Begleitung und Wiederholung, um neue digitale Arbeitsweisen sicher anzuwenden. Wie das Learning aus dem Projekt zeigt, ist der passende Zeitpunkt entscheidend: „Migriere niemals kurz vor den Sommerferien – und erst recht nicht in der Abiturphase!“ Einheitliche IT-Strukturen schaffen spürbare Entlastung und ermöglichen moderne Arbeitsmodelle.
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