Microsoft Teams und Backup: Inhalte richtig sichern

Sicher haben Sie inzwischen schon eine ganze Menge darüber gehört, wie Microsoft Teams Ihre Zusammenarbeit verbessert, E-Mails ersetzt und so weiter. Ein weiterer wichtiger Aspekt, der allerdings nicht so häufig genannt wird, ist der Inhalt, der beim gemeinsamen Arbeiten in Microsoft Teams erstellt und gespeichert wird.

Die Bandbreite reicht von gemeinsam bearbeiteten Dokumenten bis hin zur Sicherstellung, dass die im Hintergrund vorhandenen SharePoint-Bibliotheken richtig aufbewahrt und archiviert werden. Dies ist zwar eine verbreitete Problematik, es gibt allerdings Mittel und Wege, um sicherzustellen, dass all Ihre Inhalte sicher am richtigen Ort gespeichert werden.

Dieser Artikel erschien zuvor bei AvePoint.

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31. August 2020
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Cloud & Modern Workplace
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Spenser Bullock

Über welche Inhalte sollten Sie Bescheid wissen und für welche brauchen Sie ein Backup?

Bevor wir uns mit dem WIE der Sicherung und Speicherung von Inhalten befassen, kommen wir kurz auf das WAS zu sprechen und fassen kurz zusammen, welche Inhalte im Zusammenhang mit Microsoft Teams gesichert werden können.

Icons8 microsoft teams 2019

Team / Group

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Team Channel

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Channel Conversations

Icon microsoft sharepoint

Team Files

Icon microsoft exchange online

Team Mailbox

Icon microsoft planner

Plans

Icon microsoft planner

Tasks

Besonders beachten sollte man hierbei SharePoint, Exchange und andere zusätzliche Office 365-Dienste, wie zum Beispiel Planner, der die gemeinsame Arbeit unterstützt.

Exchange für Microsoft Teams

In Exchange werden alle in Teams geführten Unterhaltungen gespeichert. Alle Chatverläufe werden darin aufbewahrt. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Speicherung der Unterhaltungen in Exchange auch eDiscovery unterstützt wird.

SharePoint für Microsoft Teams

SharePoint bildet das Rückgrat im Backend von Teams. Alle Dateien, an denen zusammengearbeitet wird, werden darin gespeichert und es kommen alle bekannten und geschätzten SharePoint-Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten zur Anwendung. Für die Compliance und den Schutz Ihrer Inhalte ist es also wichtig, sicherzustellen, dass Inhalte in SharePoint richtig gesichert werden.

Weitere beachtenswerte Tools in Microsoft Teams

Andere Tools, die Ihre Organisation möglicherweise sichern möchte und die deshalb berücksichtigt werden sollten, sind beispielsweise Stream und Planner. Stream ist ein wirklich nützliches Tool zum Teilen und Streamen von Videos und eignet sich ausgezeichnet für interne Meetings zu neuen Produktveröffentlichungen und firmenweiten Townhalls.

Für Planner sollten Sie sicherstellen, dass all Ihre Aufgaben korrekt gesichert werden und bei Bedarf auch bereit für die Wiederherstellung sind, wenn nachträglich darauf zugegriffen werden soll oder Workflows überprüft und ausbalanciert werden sollen. Das ist von besonderer Bedeutung, wenn Sie Projektmanager sind!

Teams-Bots unterstützen die Wiederherstellung von Inhalten – So wird das Backup leicht gemacht

Da viele Inhalte gesichert werden können (und sollten), lauten die nächsten Fragen natürlich: „Wie können wir diese Inhalte wiederherstellen, wenn sie verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden?“ und „Wer ist für die Wiederherstellungsaufgaben verantwortlich?“ Die Antwort ist schockierend!

Sie lautet (Trommelwirbel bitte!): Ein Microsoft Teams-Bot und der Endbenutzer! Ganz richtig: Der Endbenutzer ist allein in der Lage, seine Inhalte wiederherzustellen, unterstützt durch AvePoints persönlichen Assistenzbot AVA (AvePoint Virtual Assistant). Durch den Einsatz eines Teams-Bots können sich Ihre Endbenutzer selber helfen, ohne der IT zusätzliche Arbeit zu bereiten.

Grafik AVA AvePoint

 

Hier einige Beispiele dafür, wie AVA Ihre Organisation unterstützen kann:

AVA dient Ihren Benutzern als Anlaufstelle für die Suche nach verschwundenen Inhalten, z. B.

  • Dateinamen, die nicht gefunden werden können
  • Dokumente, die kürzlich geändert wurden
  • Nicht funktionierende URLs zu Dokumenten und Dateien
  • Verloren gegangene E-Mails, die in Exchange/Outlook nicht gefunden wurden

Schnell erreichbare Resultate werden hervorgehoben, um die Zahl der Support-Anfragen an die IT zu reduzieren:

  • Identifikation des Versionsverlaufs, Papierkörbe erster und zweiter Ebene, vorläufig gelöschte Inhalte
  • Identifizierung aktueller Daten
  • Nach Sicherheitsaspekten auf jeden Benutzer zugeschnitten

On-Demand-Webinar

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie AvePoint und AVA Ihre Endbenutzer unterstützen und die Zahl Ihrer IT-Supportanfragen verringern können, dann schauen Sie sich das On-Demand-Webinar „Chat-Bots für Office 365: Spielerei oder echte Hilfe?“ an!

Ansprechpartner

Tim Gravemann

Tim Gravemann

Business Development Manager

Cloud & Modern Workplace

Tel.: 0541 605 6756

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