Microsoft Teams in der Übersicht
Auf die allgemeinen Funktionen von Microsoft Teams, als auch die Gründe weshalb wir die Kommunikationsplattform für die beste Lösung halten, möchten wir in diesem und den folgenden Kapiteln näher eingehen.
Die Gründe sich mit einer modernen Kommunikation im eigenen Unternehmen zu beschäftigen waren wohl nie so präsent wie heute. Die Auslöser dafür haben wir Ihnen in den letzten Kapiteln ausführlicher dargestellt. Wie auch bei anderen Problemstellungen in der IT, ruft dieses Bedürfnis eine Vielzahl von Lösungsanbietern auf den Plan. Wir sind jedoch aus verschiedenen Gründen überzeugt davon, dass Microsoft Teams Ihnen die größten Mehrwerte und das beste Gesamtpaket bieten kann. Ebenso bietet der Hersteller Microsoft eine langfristige Perspektive mit kontinuierlicher Weiterentwicklung.
Microsoft Teams vereint den gesamten Funktionsumfang von Office 365 in einer chatbasierten Anwendung für Zusammenarbeit. Dabei gibt es Ihnen die Möglichkeit ein offenes, intuitives und digitales Arbeitsumfeld zu erschaffen. Es basiert auf bereits vorhandenen und ausgereiften Microsoft-Technologien. Dabei greift Microsoft Teams auf viele Elemente zurück, die bereits von den meisten Abteilungen genutzt werden und die den Mitarbeitern bekannt sind, wie z.B. die klassischen Office-Produkte.
Microsoft Teams greift die bestehenden IT-Identitäten Ihrer Infrastruktur auf und lässt sich aus technischer Sicht mit verhältnismäßig wenig Aufwand implementieren. Microsoft bietet Ihnen die Möglichkeit Teams auf PC/Laptop, Smartphone und Tablet sowohl im Browser und als Anwendung zu nutzen.
Microsoft Teams bietet Funktionen wie einen persistenten Chat, Audio/Video Konferenzen und Bildschirmübertragungen. Der persistente Chat steht für einen fortbestehenden Chatverlauf, so können neue Mitarbeiter und auch Kollegen von bereits bestehenden Unterhaltungen zu einem bestimmten Thema profitieren. Auch ein direkter Zugriff auf andere Office 365 Anwendungen und umfassende Erweiterungsmöglichkeiten durch Drittanbietererweiterungen sind möglich. Dadurch entsteht ein Knotenpunkt für Teamarbeit, der sich für alle Organisationsgrößen eignet – von DAX Konzernen bis hin zu KMU.
Ein weiteres sehr interessantes Feature ist das sogenannte „Co-Authoring“, also das Bearbeiten eines Dokumentes zeitgleich durch mehrere Mitarbeiter. Kollegen können in Echtzeit sehen, welche Änderungen der jeweils andere aktuell vornimmt. Dies funktioniert mit allen Office Dokumenten.
Neben den Funktionen, welche die interne Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter optimieren und verbessern, bietet Microsoft Teams die Möglichkeit, externe Personen für eine effektive Zusammenarbeit einzuladen. Hier lassen sich Ihre Lieferanten, Kunden und Partner als Beispiele nennen. Jeder Benutzer mit einem E-Mail-Konto kann als Gast eingeladen werden und teilnehmen. Alle Gäste unterliegen dem gleichen Repertoire an Vorschriften und Überwachungen, die Sie selbst festlegen und vorgeben. Diese Gastfunktionalität schafft zusätzliche Flexibilität und Synergien bei der Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern.
Microsoft Teams löst zudem das in die Jahre gekommen „Skype for Business“ vollständig ab.
Bei dem richtigen Einsatz von Microsoft Teams stellt sich schnell die Frage: „Wo machen interne E-Mail noch wirklich Sinn?“
Use Case Beispiele
Da komplexe Kommunikationslösungen in der Theorie schwer für den eigenen Nutzen eingestuft werden können, stellen wir Ihnen hier kurze Beispiele für Anwendungsfälle bei unseren Kunden vor.
Oft werden gerade im Controlling Excel Dokumente durch mehrere Mitarbeiter genutzt, teilweise müssen diese sogar gleichzeitig bearbeitet werden. Microsoft Teams bzw. Office 365 ermöglicht diese Schritte nun mit seiner intelligenten Speichertechnologie. Schreibgeschützte Kopien auf dem Dateiserver und das Warten auf den Kollegen gehören damit der Vergangenheit an!
Auch das Marketing profitiert stark von der vereinfachten und flexiblen Kommunikation. Nicht nur das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten ist hier von hohem Nutzen, auch das Aufgabenmanagement mit Microsofts Planner oder die Einbindung der Adobe Cloud Produkte vereinfacht die Workflows. Die Schnittstelle zu Drittanwendern ermöglicht dabei auch das direkte Einbinden von Websitedaten oder anderen Marketingtools.
Eines der sicherlich größten Ansatzpunkte von Microsoft Teams ist jedoch die Unterstützung in agilen Projektteams. Der fortbestehende Chat und die zentrale Sammlung aller wichtigen Dokumente helfen gerade Kollegen, die später dazu stoßen, sich schnell einzuarbeiten. Auch in diesem Bereich unterstützen das Aufgabenmanagement von Microsoft und die komfortablen Meeting-Funktionen.
Auch wenn Sie auf den ersten Blick keine Vorteile für Ihr Unternehmen sehen sollten, lohnt es sich, einen Blick mit uns gemeinsam zu wagen. Wir können aus Erfahrung sagen, dass wir als Außenstehender mit tiefgreifenden Produktkenntnissen schnell Verbesserungspotenziale finden können. Warum? Kommunikation und das Management von Wissen und Dokumenten findet in jedem Unternehmen und in nahezu jeder Abteilung statt.
Wie profitieren Sie von Microsoft Teams?
Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen etabliert haben, wird die Kommunikation schneller und von höherer Flexibilität geprägt sein. Microsoft Teams verfolgt vor allem das Kernziel: Effizientere Kommunikation intern und extern. Dabei fungiert es als Kommunikationshub, in dem sich der Großteil der digitalen Kommunikation abspielt. Somit bleibt für die Mitarbeiter die Transparenz gewahrt und sie werden bei der aktiven Kommunikation und Informationsbeschaffung unterstützt. Aufgrund der nahtlosen Integration in die Office-Programme, können die Anwender viele der täglichen Aufgaben direkt in Microsoft Teams erledigen, zum Beispiel das Arbeiten an Dokumenten.
Von der gewonnen Effizienz in der Kommunikation profitieren alle Abteilungen, da Rücksprachen und Meetings allgegenwärtig und überall verbreitet sind. Erreicht wird dies vor allem durch eine intuitive Gestaltung der Kommunikation. So wird Zeit gespart, die sonst durch Reibungsverluste, Rücksprachen und das Warten auf Antworten nicht produktiv genutzt werden kann.
Darüber hinaus wird eine agile Zusammenarbeit unterstützt, dazu zählt auch, dass Abteilungen und Projektteams in der Lage sind, eigene individuelle virtuelle Arbeitsbereiche zu schaffen. Diese können dabei deutlich mehr leisten, als nur ein gemeinsamer Ordner. Eine solche Form der Organisation hilft auch in unterschiedlichen Konstellationen strukturiert zu bleiben und allen Beteiligten die gleichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Außerdem ermöglichen virtuelle Teams eine räumlich unabhängige Zusammenarbeit.
Die Erstellung dieser Bereiche ist sehr unkompliziert und mit wenigen Klicks zu handhaben. Das bietet Freiraum für eine eigenständige Organisation der Projektteams und entlastet die IT-Abteilung. Individualisierungsmöglichkeiten bieten darüber hinaus weitere Chancen für jedes Team, die für ihre speziellen Bedürfnisse richtigen Tools einzubinden und noch effizienter zusammenzuarbeiten.
Wie bereits eingangs aufgezeigt, werden in vielen Unternehmen den Mitarbeitern keine betrieblichen Alternativen zu den privat weitverbreiteten Lösungen WhatsApp & Co geboten. Demzufolge greifen viele Mitarbeiter, ohne das Wissen der Unternehmen, auch im Job auf private Lösungen zurück. Das birgt Gefahren hinsichtlich des Datenschutzes und der Compliance. Mit Microsoft Teams geben Sie ihren Mitarbeitern eine Lösung an die Hand, mit der sich die aus dem privaten Umfeld gewohnten Kommunikationspfade auch auf betrieblicher und professioneller Ebene nutzen lassen. Erweitert wird diese gewohnte Umgebung um Schnittstellen zu den beruflichen Applikationen und Anwendungen.
Wie sicher ist Microsoft Teams?
Sicherheit sollte immer eine wichtige Rolle spielen, vor allem bei Kommunikationsdiensten über die im Zweifelsfall sensible Daten ausgetauscht werden. Durch die nahtlose Integration von Microsoft Teams in die Microsoftanwendungen Ihres Unternehmens, haben Sie die Möglichkeit auf einige der Microsoft-Lösungen zurückzugreifen.
Als Teil der Office 365 Produktpalette stehen für Microsoft Teams Features wie das sogenannte „Information Rights Management“ (IRM) zu Verfügung. Durch eine einfache und simple Klassifizierung von Dokumenten werden diese auf Wunsch verschlüsselt. Mit einer entsprechenden Strategie können Sie so alle wichtigen Dokumente verschlüsseln und verhindern, dass die Daten in die Hände von Unbefugten gelangen.
Für die Zusammenarbeit mit externen Dritten verfügen die Administratoren über ein umfangreiches Regelwerk. Mit diesem können Sie für Externe spezielle Regeln und Einschränkungen definieren.
Gleichzeitig verfügt Microsoft Teams über Funktionen aus dem Office 365 Umfeld, welche es ermöglichen, Nachweise und Archive über geführte Unterhaltungen zu führen. Auch hier obliegt es Ihnen, wie Sie mit diesen Daten verfahren möchten und wie lange diese vorgehalten werden sollen.
Selbstverständlich ist Microsoft Teams als Teil von Office 365 DSGVO konform. Darüber hinaus bietet Microsoft ein eigenständiges Dashboad, um einen Überblick hinsichtlich der DSGVO und potenziellen zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen für das Unternehmen zu erhalten.
Generell lassen sich die Befugnisse und Restriktionen der Anwender durch die Administratoren sehr umfangreich anpassen. Es lohnt sich, sofern noch nicht vorhanden, eine Strategie für die eigenen Daten und Dokumentenablage zu erarbeiten und direkt in die Lösungen zu implementieren.
Was sind die Risiken?
Microsoft Teams hat das Potenzial, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu revolutionieren und auf die Unternehmenskommunikation disruptiv einzuwirken. Das birgt neben den bereits erläuterten großen Chancen allerdings auch Risiken, die bei einer unbedachten Einführung eintreten werden.
Wir sind überzeugt, dass diese Veränderungen gemeinsam mit den Mitarbeitern vorbereitet und vollzogen werden sollten. Prozessänderungen wie diese sind nur erfolgreich, wenn sie mit den richtigen Mitteln angegangen werden und die Mitarbeiter inhaltlich und technisch eingebunden werden. Deshalb sollte das Change-Management mit der Einführung von Microsoft Teams einhergehen, um die angesprochenen Mehrwerte auch im eigenen Unternehmen voll auszuschöpfen.
„Bei dem Wandel, der vollzogen werden soll, geht es primär um die Menschen. Die Technologie dahinter ermöglicht es ihnen, in dieser Form zusammenzuarbeiten.“
Eine umfassende und intelligente Lösung wie Microsoft Teams ist aktuell nur als Clouddienst umsetzbar. Microsoft hat hier jedoch keine Mühen gescheut, den rechtlichen als auch den individuellen Wünschen deutscher Unternehmen gerecht zu werden. Dennoch muss vor einer Einführung eines Clouddienstes geprüft werden, ob alle Anforderungen an die eigene Security und Compliance erfüllt werden können. Mit der Einführung müssen einige Konfigurationen vorgenommen werden. „Out-of-the-box“ ist Microsoft Teams unserer Erfahrung nach für Kunden nicht ausreichend auf deren individuelle Bedürfnisse ausgerichtet.
Selbst vermeintlich einfache Dinge, wie z.B. „Namensrichtlinien für Gruppen“ und „Teamräume“, sollten vor einer Einführung überlegt und kommuniziert werden. Auch eine Oberfläche sollte nach jahrelanger, täglicher Nutzung immer noch übersichtlich bleiben.
Wer Microsoft Teams hingegen schnell und planlos einführt und den disruptiven Umfang dieser Technologie unterschätzt, wird schnell an Grenzen stoßen. Die Anwendung gewährt dem Nutzer - ohne ein überdachtes Regelwerk - sehr viele Rechte und Möglichkeiten ein. So wäre ein informationstechnischer Wildwuchs vorprogrammiert.
Unser Ansatz einer nachhaltigen Einführung von Microsoft Teams
Wir verfolgen bei der Einführung von Microsoft Teams einen nachhaltigen Ansatz, der Sie direkt nach der Einführung der Anwendung einen Zuwachs an Produktivität verzeichnen lässt. Das Vorgehen basiert dabei auf Best Practices von Microsoft. Wir wandeln das Konzept nach unseren Erfahrungen der vergangenen Jahre jedoch in Bezug auf Komplexität und Umfang ab und passen es Ihrem Unternehmen an. Unser Ansatz umfasst dabei drei Phasen, einer Vorbereitungsphase, einer Entwicklungsphase und einer Optimierungsphase, in der wir Sie weiterhin nachhaltig unterstützen.
Neben der technischen Einführung beschäftigen wir uns mit Ihren Anwendern und Führungskräften, wir treten dabei als Partner auf und helfen Ihnen, die eigenen Arbeitsstile und Arbeitsweisen nachhaltig zu verbessern.
Kernidee des Konzeptes ist die Etablierung eines „Change Teams“ bestehend aus unterschiedlichen Mitarbeitern des Unternehmens. Aufgabe dieses Teams ist es, erste Prozesse und Anwendungsfälle mit den neuen Lösungen umzusetzen und erste Erfolge zu erzielen. Elementarer Bestandteile dieses Teams sind die sogenannten Champions. Das sind IT-affine Mitarbeiter, die motiviert sind, den Arbeitsplatz aktiv zu gestalten und große Berührungspunkte mit den Office-Anwendungen haben. Sie helfen dabei, später die Lösung als Multiplikatoren in das Unternehmen zu tragen.
Zu Beginn analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die Arbeitsweisen der Mitarbeiter und skizzieren auf Basis von Office 365 unterschiedliche Use Cases. Anhand von diesen starten wir mit der dedizierten Benutzergruppe, dem „Change Team“, mit der Umsetzung der ersten Use Cases.
Nach den ersten Erfolgen helfen wir Ihnen, diese auf weitere Mitarbeiter und Abteilungen zu skalieren und unterstützen Sie bei dem Training und der Entwicklung der Mitarbeiter und weiterer Use Cases.
Die Champions entlasten während des gesamten Prozesses die IT-Abteilung und helfen dabei eine breite Nutzeraktzeptanz und hohe Nutzeraktivität zu erreichen. Sie helfen dabei in allen Abteilungen und Teams weitere Anwendungsfälle zu identifizieren. Durch eine tiefergreifende Schulung der Champions und ihren abteilungsinternen Einblicken fungieren sie als eine Art „Übersetzer“ zwischen praktischen Anforderungen und technischen Möglichkeiten.
Nach der erfolgreichen Umsetzung der ersten Use Cases erfolgt der generelle Launch von Microsoft Teams. Hier unterstützen wir bei Bedarf ebenfalls mit weiteren Workshops für die Endanwender und begleiten während dieser Phase selbstverständlich auch die technischen Vorgänge.
In der letzten Phase, der Optimierung, führen wir in zwei Intervallen Umfragen unter Ihren Anwendern durch, wir werten die Ergebnisse aus und besprechen diese mit Ihnen. Bei Bedarf schlagen wir geeignete Maßnahmen vor, sollten die Ergebnisse auf Abweichungen in der Nutzerakzeptanz deuten. Nach diesen Maßnahmen stehen wir auf Wunsch weiter mit den Champions in Kontakt und liefern weitere Updates.
Wir sind der festen Überzeugung, dass die Herausforderung bei der Einführung eines Werkzeuges wie Microsoft Teams nicht die technische Umsetzung ist. Vielmehr geht es darum, durch ein umfassendes und durchdachtes Change Management einen Wandel in den Köpfen der Mitarbeiter zu bewirken. Nur so profitiert Ihr Unternehmen nachhaltig von der Lösung in vielfältiger Weise.
Warum sollten Sie diesen Schritt mit uns gehen?
Wir wollen Ihnen helfen, modern zu arbeiten und zeitgemäß zu kommunizieren. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein Konzept, um Ihren Mitarbeiter eine neue Art der Zusammenarbeit, egal ob in Abteilungen oder Projekten, zu ermöglichen.
Je nach Bedarf, erhalten Ihre Mitarbeiter intuitive Tools, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen und bisherige Grenzen der Zusammenarbeit auflösen. Dies ist nur möglich, wenn wir auch Ihre Mitarbeiter befragen und einige kritische Informationen aus erster Hand erhalten. So sind wir anschließend mit unserem Office 365 Know-How, unserer Erfahrung und den gesammelten Informationen in der Lage, für Ihre Mitarbeiter individuelle Lösungsvorschläge zu erarbeiten. Damit stellen wir sicher, dass diese neue Lösung dem Unternehmen Mehrwerte bringt, indem es umfassend die Effizienz der Belegschaft steigert.
Wir greifen dabei auf langjährige Erfahrung und Expertise in diesem Bereich zurück. In erprobten Workshops helfen wir Ihnen die aktuelle Situation Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu verstehen. Ziel ist es, Sie bestmöglich auf dem Weg zu einer effizienteren und schnelleren Kommunikation zu unterstützen. Einer Kommunikation, die den Anforderungen einer zunehmend digitalisierten Welt und den schnellen Anforderungen der Märkte standhalten kann.
Gerne begleiten wir Sie auf dem Weg zu einer neuen Form der Zusammenarbeit!
