Microsoft Teams

Ein Überblick für Entscheider & Executives | Teil 1

Wir schaffen für Sie Klarheit, was der Einsatz, die Möglichkeiten und die Risiken von Microsoft Teams im Rahmen von Office 365 für Ihr Unternehmen bedeuten. Wenn Sie weiterführende Informationen oder eine spezielle Einschätzung für Ihre individuelle Situation wünschen, kontaktieren Sie uns gerne direkt.

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26. Juni 2020
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Cloud & Modern Workplace
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Marcel Busch

Worum geht es in diesem Magazinartikel?

Der Wandel der Arbeit, wie wir sie bisher kennen, wird unter anderem durch die Trendthemen der Digitalisierung und dem „Modern Workplace“ geprägt. In diesem Magazinartikel werden wir verschiedene Umfragen und Studien zu diesem Thema zusammenfassend darstellen und Klarheit darüber schaffen, welche Eigenschaften den „Arbeitsplatz der Zukunft“ ausmachen. Wir stellen die Anforderungen an solch einen zukünftigen Arbeitsplatz ausführlich dar und zeigen Ihnen, wie Sie mit uns und Microsoft Teams diese Anforderungen erfüllen können.

Microsoft Teams ist der neue Kommunikationsdienst, den Microsoft, aus gutem Grund, als Flaggschiff von Office 365 auserkoren hat. Unternehmen haben die Chance, mit Microsoft Teams vor allem in den Bereichen der Effizienz, Organisation und Flexibilität große Mehrwerte zu schaffen.

Um von der neuen Technologie zu profitieren, sollte allerdings einiges an Vorarbeit geleistet werden, da Microsoft Teams die Arbeitsweise vieler Mitarbeiter erheblich verändert. Hier gilt es, die Mitarbeiter einzubinden und einen Change-Prozess im eigenen Unternehmen anzustoßen. Auch die Geschäftsführung sollte ein klares Commitment zu der neuen Arbeitsweise leisten und diese vor allem auch vorleben. Studien, sowie unsere eigenen Erfahrungen zeigen, dass Transformationsprojekte deutlich erfolgreicher sind, wenn es Fürsprecher aus dem Management gibt (Vgl. McKinsey, McKinsey Global Survey Results: Creating organizational transformations, 2008, S. 4.).

Im Folgenden stellen wir Ihnen, neben den Ausprägungen des „Arbeitsplatzes der Zukunft“, unsere Herangehensweise an das Thema Microsoft Teams und eine ganzheitliche Einführung vor. Wir zeigen Ihnen kurz, welche Mehrwerte Teams Ihnen bieten kann und auf welche Risiken Sie achten sollten.

Kommunikation neu denken

Laptop und Notizblock

Schlagwörter wie „Unified Communication“, „Modern Workplace“ oder „Digitale Transformation“ kennen Sie aus den Medien, der Werbung und nicht zuletzt auch von uns. Ebenso sind Gesetzesvorschläge über ein Recht auf Homeoffice und Diskussionen über den Generationenwechsel der Mitarbeiter präsent. All diese Themen fordern ein Überdenken der bisherigen Kommunikation in Unternehmen und die Vorgehensweise bei der Arbeitsorganisation.

Microsoft ist bereits seit Jahren einer der führenden Anbieter für Unified Communication- Lösungen und bietet mit Microsoft Teams nun den nächsten logischen Schritt: Eine Unified Communication-Anwendung erweitert um smarte und intelligente Features. Microsoft Teams hilft Ihrem Unternehmen, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern schneller, dynamischer und flexibler zu gestalten. Es unterstützt Sie bei einer orts- und geräteunabhängigen Kommunikationsstrategie, um für den „Arbeitsplatz der Zukunft“ vorbereitet zu sein.
Kurz gesagt: Wenn Sie Microsoft Teams umfassend und richtig nutzen, schreiben Sie intern deutlich weniger E-Mails!

Meileisteine der Kommunikation Rückblick

Woher kommt der Wandel?

In vielen Unternehmen arbeiten bis zu fünf Generationen in Abteilungen zusammen. Das bringt unterschiedliche Arbeitsweisen mit sich. Auch wenn oftmals von „den Mitarbeitern“ gesprochen wird, sprechen wir hierbei über einzelne Mitarbeiter mit eigenen Vorlieben und Bedürfnissen. Eine starke Diskrepanz bezüglich der IT-Affinität und unterschiedliches Know-How unterstreichen diese Unterschiede. Aus diesen verschiedenen Ausgangspunkten und den unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern resultieren unterschiedliche Anforderungen an die Kommunikation. Gerade in der Zukunft werden diese Anforderungen zunehmend nicht allein durch die Kommunikation per E-Mail befriedigt werden können. Technische Neuerungen, auch aus dem privaten Umfeld, dringen zunehmend auch in die Arbeitswelt der Mitarbeiter vor. Die Erfahrung lehrt, dass Mitarbeiter, denen keine betrieblichen Lösungen bereitgestellt werden, oftmals auf die ihnen bekannten Lösungen wie z.B. WhatsApp zurückgreifen.

Die Studie „@Work“ der Brabbler AG aus dem Jahr 2018 zeigt, welche privaten Anwendungen auch für unternehmensinterne Daten genutzt werden. Grund dafür ist schlichtweg die mangelnde Bereitstellung von betrieblichen Alternativen, die eine ähnlich einfache und intuitive Bedienung ermöglichen. Die Umfrage zeigt, dass 65% der befragten Unternehmen den Mitarbeitern gar keine Messaging-Lösung anbieten. Mit fatalen Folgen: 41% der befragten Arbeitnehmer gaben an, regelmäßig private Anwendungen für berufliche Kommunikation und Datenaustausch zu nutzen. Die beliebtesten Anwendungen hierfür sind WhatsApp, Facebook und Dropbox. (Vgl. Brabbler AG, @Work Studie, S. 5.). Doch gerade hier sollten Unternehmen auch mit Blick auf die DSGVO, den Wert der eigenen Daten und die damit verbundene Gesetzeslage dringend nachbessern, um in Zukunft keine Risiken einzugehen. So wäre es zum einen ein Verstoß gegen die DSGVO, wenn Ihre Angestellten personenbezogenen Inhalte über WhatsApp teilen. Zusätzlich ist es auch nicht im Interesse des Unternehmens, wenn kritische Produktions- oder Einkaufsdaten auf unsicheren Speichern wie Dropbox liegen und ggf. von Dritten gefunden werden könnten.

 

Top 5 der privaten Apps, die auch beruflich genutzt werden

Abbildung: Privat Apps in betrieblicher Nutzung
Quelle: "@Work"-Studie Brabbler AG

Verstärkt werden diese Umstände noch weiter durch nachfolgende Generationen. Bis zum Jahr 2025 sollen in den USA 75% des Personalbestandes aus Millennials (Jahrgänge ca. 1980-1999) bestehen (Vgl. Banks, J. P., Millennials and the Future of Electric Utilities). Einer Generation, die als sogenannte „Digital Natives“ mit WhatsApp, Facebook und Co. aufgewachsen sind. Zu einem gewissen Maße werden die Zahlen in Deutschland abweichen, der grundlegende Trend ist logischerweise jedoch derselbe.

Diese neue Generation strebt nach einer Tätigkeit mit Sinn und der Möglichkeit eigene Ideen und Vorstellungen einzubringen. Darüber hinaus ist keine bisherige Generation so stark technikaffin und digital geprägt aufgewachsen. Eine Studie von Dell aus dem Jahr 2018 zeigt, dass 91% der befragten Schüler und Studenten bei gleichwertigen Jobangeboten auf die technologische Ausstattung des Arbeitsplatzes achten. Weiter wollen 58% der Befragten lieber als Teil eines Teams arbeiten, als komplett eigenständig. Dabei schätzt die „Generation Z“ (Jahrgänge ca. 1999-2015) die sozialen Medien. 82% sagen aus, dass Soziale Medien, wie auch Teamarbeit, wertvoll für die Arbeit sein können (Vgl. Dell Technologies, Gen Z: The future has arrived, 2018.)

Die Bedürfnisse der aktuellen und der zukünftigen Mitarbeiter zeigen deutlich, dass ein Umdenken bzw. ein Überdenken der Kommunikation in Unternehmen erfolgen sollte. Denn der Hauptgrund für das Zurückgreifen auf private Kommunikationsmittel, wie WhatsApp im beruflichen Kontext, ist die mangelnde Bereitstellung von benutzerfreundlichen Alternativen im Unternehmen.

Unternehmen, die Microsoft Teams nutzen, können sich die Marktmacht von WhatsApp allerdings zu Nutze machen. Selbst nicht IT-affine Mitarbeiter kennen und nutzen WhatsApp im privaten Umfeld. Microsoft Teams baut auf dieses bereits vorhandene Wissen auf und ist in seiner Bedienung stark an WhatsApp orientiert. Eine nahtlose Integration in das Office-Umfeld bietet die Mehrwerte, die Nutzer schnell und langfristig von Teams überzeugen und die Akzeptanz im Unternehmen fördern.

Der Arbeitsplatz der Zukunft – Ziel oder Voraussetzung?

Büro Dynamische Situation

In deutschen Unternehmen nahm der „Arbeitsplatz der Zukunft“ nach der „IT-Sicherheit“ den höchsten Stellenwert im Jahr 2018 ein. Unternehmen haben erkannt, wie wichtig das Angebot eines modernen Arbeitsplatzes für die Belegschaft und die zukünftigen Mitarbeiter ist. Das zeigt die Studie „Arbeitsplatz der Zukunft 2018“. Hier stimmten 89% der befragten Unternehmen mit der folgenden Aussage überein:

„Nur mit einem modernen Arbeitsplatz und attraktiven Arbeitsbedingungen hat unser Unternehmen eine Chance im “War of talents“.“

Diese Aussage wird auch durch die Befragungen der Arbeitnehmer in derselben Studie belegt. Müssten sich die Befragten zwischen zwei potenziellen Arbeitgebern entscheiden, so sind eine exzellente IT-Ausstattung, ortsunabhängiges Arbeiten, Groupware mit flexiblem Zugriff und “Bring your own Device“-Szenarien unter den Top 8 Kriterien zu finden. Gleichzeitig zeigt die Befragung auf, dass nur 17,2% der befragten Mitarbeiter sehr zufrieden mit der aktuell gebotenen Ausstattung an ihrem Arbeitsplatz sind (Vgl. Alexander Jake Freimark, Studie Arbeitsplatz der Zukunft 2018, S. 17–19). Hier wird deutlich, wie weit aktuelle Zustände und die Anforderungen der neuen Mitarbeitergeneration auseinanderdriften.

Betrachtet man die Studie weiter, so wird auch deutlich, was genau die Wünsche und Bedürfnisse vieler Mitarbeiter sind:

Anforderungen an den Arbeitsplatz der Zukunft

Abbildung: Anforderungen an den Arbeitsplatz der Zukunft
Quelle: Studie Arbeitsplatz der Zukunft 2018

In der Abbildung finden Sie die Aussagen mit mehr als 30% Zuspruch aus der Studienumfrage. Schnell zeigt sich, welchen Herausforderungen Unternehmen auf dem Weg zum „Arbeitsplatz der Zukunft“ begegnen und welche Anforderungen die Mitarbeiter stellen. Betrachtet man diese Anforderungen, erkennt man, dass nicht alle davon mit IT-Lösungen gelöst werden können. Einige der Anforderungen werden dagegen sogar vollständig an die IT-Abteilung gestellt.

Microsoft Teams greift einige dieser Bedürfnisse der Nutzer auf und bietet als einzelne Applikation für mehrere dieser Anforderungen eine Verbesserung oder Komplettlösung an. Die Auswirkungen von Microsoft Teams auf den Arbeitsplatz sind dabei so umfänglich, dass wir an dieser Stelle nicht auf alle eingehen können. In der Abbildung 2 können Sie jedoch farblich hinterlegt diejenigen Anforderungen sehen, auf die Microsoft Teams bei einer korrekten Einführung direkt einzahlt und die Nutzer unterstützt.

Beispielhaft nehmen wir hier den Punkt „Standortunabhängig auf alle Daten zugreifen“ auf, um zu verdeutlichen, in welchen Arbeitsbereichen Microsoft Teams Sie und Ihre Mitarbeiter unterstützen kann. Durch die zugrundeliegende Architektur von Microsoft Teams ist es möglich, auf die verwendeten Daten, zum Beispiel ein Worddokument, an dem mehrere Mitarbeiter arbeiten, ortsunabhängig zurückzugreifen. Dabei sind stets die neuesten Änderungen des Kollegen bereits gespeichert und ein gleichzeitiger Zugriff ist jederzeit möglich. Entsteht Abstimmungsbedarf, kann direkt ein Audio- oder auch Videoanruf gestartet werden. Somit kann effektiv und dynamisch zusammengearbeitet werden. Die Zeit wird produktiv genutzt und nicht für aufwändige Dateibeschaffung oder Dokumentenkonsolidierung verschwendet. Wie Sie erkennen können, bietet Microsoft Teams mit den smarten Features schnell Mehrwerte. Vor allem durch die nahtlose Integration in die Microsoft Office-Umgebung können diese schnell umgesetzt werden und alle Mitarbeiter profitieren davon.

In einigen Unternehmen sind einzelne Anforderungen bereits erfüllt und der „Arbeitsplatz der Zukunft“ ist bereits in greifbarer Nähe. Viele Unternehmen machen sich jedoch gerade erst auf den Weg “Richtung Zukunft“. Eine dedizierte Unternehmensstrategie zur Umsetzung dieser Arbeitsplatzkonzepte existiert demnach nur in 30% der befragten Unternehmen (Vgl. Alexander Jake Freimark, Studie Arbeitsplatz der Zukunft 2018, S. 9.). Der „Arbeitsplatz der Zukunft“ ist somit für den Großteil des deutschen Mittelstandes noch ein Ziel, auf welches hingearbeitet wird. Auch wenn einige Unternehmen sich bereits als Vorreiter sehen, sollten die Gründe für den Prozess nicht aus den Augen verloren werden. Bei der Definition der Strategie oder der Erstellung einer Roadmap sollten die eigenen Nutzer unbedingt befragt und einbezogen werden.

„Ein moderner Arbeitsplatz, der nicht auf die Arbeitskräfte abgestimmt ist, wird wenig Akzeptanz erfahren und nicht die gewünschten Potenziale erschließen, die definitiv möglich sind. “

Der Arbeitsort im Wandel

Auch die Möglichkeit den eigenen Arbeitsort zu wählen, beispielsweise das Homeoffice, zählt für 54% der befragten Arbeitnehmer zu dem Themenkomplex des modernen Arbeitsplatzes. Einige Unternehmen sind hier bereits angekommen und haben ihren Mitarbeitern diese Möglichkeit geschaffen. Bereits 51,5% der Mitarbeiter arbeiten zumindest vereinzelt vom heimischen Standort aus.

Des Weiteren geben die Mitarbeiter an, nur rund 61% der gesamten Arbeitszeit an ihrem Büroarbeitsplatz zu verbringen. Die restliche Zeit verteilt sich auf Meetings, Geschäftsreisen, Homeoffice und andere Arbeitsumgebungen.

Dieser Wandel geht auch an der Kommunikation in den Abteilungen und Teams nicht spurlos vorüber. Meetings und Besprechungen werden ohne die abwesenden Kollegen abgehalten, Gespräche werden kurz über das Telefon abgewickelt oder es werden mehrere E-Mails geschickt. Die Kommunikation ist zumindest in den meisten Fällen wohl schlechter und weniger umfassend als bei der Büropräsenz.

Das spiegelt sich auch in der Studie wieder. Die Gefahr der sozialen Isolation wurde dabei von den meisten Mitarbeitern als die größte Gefahr der Heimarbeit dargestellt (Vgl. Alexander Jake Freimark, Studie Arbeitsplatz der Zukunft 2018, S. 24.). Auch hier greifen Tools wie Microsoft Teams positiv in die Kommunikation ein. Möglichkeiten wie die Audio- und Videotelefonie, auch von mobilen Geräten, binden Mitarbeiter stärker in das Geschehen vor Ort ein. Die Teilnahme an Meetings ist letztlich somit sogar von Angesicht zu Angesicht möglich und die Interaktion mit den Kollegen selbst unterwegs keine Herausforderung mehr.

Smarte Features zur Erleichterung der Arbeit finden Sie auch hier, so können Meetings aufgezeichnet werden und Kollegen, die aus anderen Gründen nicht teilnehmen konnten, einfach zur Verfügung gestellt werden. Das Meeting-Protokoll lässt sich direkt für die relevanten Mitarbeiter bereitstellen und durch die integrierte Aufgabenplanung Aufgaben zuteilen und terminieren – sowie vieles mehr!

Agile Zusammenarbeit fördern

Mehrere Personen kommunizieren miteinander

Die agile Zusammenarbeit wird in den Unternehmen zwangsläufig durch dynamische Strukturen und immer häufiger auftretende Projektteams gefordert und gefördert. Auch der Wandel von funktionsorientierten zu prozessorientierten Organisationen unterstreicht diese Form der Zusammenarbeit.

Agile Zusammenarbeit steht dabei für den Aufbruch bisheriger Organisationsstrukturen und Befehlsketten. Die Verantwortung wird von wenigen zentralen Punkten in die Arbeitsteams verteilt. Ziel dieser Umstrukturierung ist eine schnellere und flexiblere Unternehmensorganisation, die Innovationen und effektive Zusammenarbeit unterstützt. Darüber hinaus strahlt eine agile Zusammenarbeit gerade auf engagierte und qualifizierte potenzielle Arbeitnehmer eine hohe Attraktivität aus.

Die agile Zusammenarbeit zeichnet sich durch verschiedene Arbeitsteams aus, welche unterschiedliche Aufgaben bearbeiten. Die Mitglieder der Arbeitsteams sind dabei in den meisten Fällen in mehreren solcher Gruppen bzw. Abteilungen organisiert. Auch die Rahmenbedingungen der Arbeitsgruppen unterscheidet sich dabei signifikant. So setzen sich einige Arbeitsteams aus mehreren Sachbearbeitern zusammen, andere jedoch aus Personengruppen, die seltener im Büro anzutreffen sind. In Kombination mit dem bereits beschriebenen Rückgang des klassischen Büroarbeitsplatzes ergeben sich neue Herausforderungen an die Kommunikation. Als Ergebnis dieser Form der Zusammenarbeit und dem zunehmend mobileren Arbeiten weichen die Anforderungen an ein Kommunikationstool stark voneinander ab und stellen ältere Formen der Kommunikation vor Probleme.

Um diese Form der Zusammenarbeit technologisch unterstützen zu können, sind ausgefeilte Kommunikationstools gefordert. Dabei hat sich der schnelle Chat längst zu einem Paradebeispiel für eine solche Kommunikation etabliert. Auch an diesem Punkt der Zusammenarbeit setzt Microsoft mit dem Produkt Teams an und bietet eine flexible Plattform, die intuitiv an die Bedürfnisse jeder Arbeitsgruppe angepasst werden kann. So bieten Sie den Mitarbeitern eine betriebliche Lösung für das Kommunikationsproblem und eliminieren einen der häufigen Gründe für die Nutzung von privaten Tools. Microsoft Teams bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, den kompletten Lebenszyklus eines Projektteams abzubilden.

„Teams ist der Kommunikations-Hub schlechthin! “

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Ansprechpartner

Tim Gravemann

Tim Gravemann

Business Development Manager

Cloud & Modern Workplace

Tel.: 0541 605 6756

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